רשימת מוזמנים (גסט ליסט) לאירוע: איך מנהלים בלי בלגן
התשובה הקצרה
רשימת מוזמנים ב-Gamin היא רשימה של אורחים שנכנסים בחינם או במחיר מוזל שמשולם בכניסה. לכל אורח יש קוד אחד לכל הקבוצה שלו, ששולחים לו בוואטסאפ, ובכניסה הסדרן סורק את הקוד ובוחר כמה נכנסים. אפשר להוסיף אורחים אחד-אחד או בהדבקה של רשימה שלמה, לקבוע שעה שאחריה הכניסה רק בתשלום מלא, ולתת לכל יחצן מכסה של אורחים משלו.
למה לא רשימה על דף
רשימה על דף או בוואטסאפ עובדת עד שיש תור בכניסה: מחפשים שמות, לא ברור מי כבר נכנס, אורח אחד מביא "עוד שניים" שלא היו ברשימה, ואי אפשר לדעת כמה כסף היה אמור להיכנס בקופה. ב-Gamin לכל אורח יש קוד, הסורק יודע כמה מגיעים איתו, וכל כניסה נרשמת.
איך מוסיפים אורח
- נכנסים ל"רשימת מוזמנים": בתפריט ניהול האירוע, תחת "כניסה לאירוע".
- לוחצים "אורח חדש": כותבים שם, טלפון נייד (לשליחה בוואטסאפ, לא חובה) ומספר פלוסים - כמה מגיעים איתו.
- בוחרים סוג כניסה: "חינם" או "מחיר מוזל בכניסה". התשלום נגבה בכניסה ולא עובר דרך האתר - הסורק מציג לסדרן כמה לגבות.
- קובעים "בתוקף עד" (לא חובה): אחרי השעה הזו הסורק לא מכניס מהרשימה - רק בתשלום מלא.
- שולחים לאורח את הקוד: בכפתור הוואטסאפ נפתחת הודעה מוכנה עם הקישור האישי שלו. בקישור יש קוד QR אחד לכל הקבוצה.
הוספה מרובה
יש רשימה מוכנה? "הוספה מרובה" מקבלת אורח בכל שורה - שם, טלפון (לא חובה) ופלוסים, בכל סדר. למשל:
- דני כהן 0501234567 +2
- מיכל לוי +1
אפשר להדביק ישר מאקסל. לפני השמירה מופיעה תצוגה מקדימה של כל השורות, ושומרים הכל יחד - או כלום, אם יש שורה עם בעיה. טלפון שכבר ברשימה לא נכנס פעמיים.
בכניסה
- סורקים את הקוד של האורח באותו סורק של הכרטיסים. הסורק מראה את השם, כמה מגיעים איתו, כמה כבר נכנסו - ואם יש מחיר מוזל, כמה לגבות.
- בוחרים כמה נכנסים עכשיו. אורח עם שני פלוסים יכול להיכנס לבד, והחברים שלו - אחר כך, עם אותו קוד.
- טעות? בקוד של קבוצה יש "בטל כניסה אחרונה".
- אורח בלי טלפון - בכפתור החיפוש בסורק מחפשים לפי שם או טלפון.
- אחרי שעת התוקף - הסורק לא מכניס מהרשימה, ומציג שהכניסה בתשלום מלא.
יחצנים ומכסות
- מנהלי האירוע רואים את כל הרשימה, מוסיפים בלי הגבלה, וקובעים לכל יחצן מכסה - כמה אנשים, כולל פלוסים, הוא יכול להכניס.
- יחצן רואה ומוסיף רק את האורחים שלו, עד המכסה. כשנגמרת המכסה, הוא רואה את זה עוד לפני השמירה.
- ראש צוות מקבל מכסה לכל הצוות, ומחלק ממנה ליחצנים שלו.
המכסה מתחילה מאפס: יחצן לא מוסיף אורחים עד שנותנים לו מכסה.
מה חשוב לדעת
- אורח הוא לא הזמנה. אין עלות שירות, אין תשלום באתר, והאורחים לא יורדים ממלאי הכרטיסים - כדאי להשאיר להם מקום כשקובעים כמות כרטיסים.
- הרשימה מתעדכנת לבד כשהלשונית פתוחה - רואים מי נכנס בזמן אמת, בלי לרענן.
- אחרי שהאירוע הסתיים הרשימה נשארת לצפייה בלבד.
- "הסר" מוריד אורח מהרשימה, והקוד שלו מפסיק לעבוד.
שאלות נפוצות
מה ההבדל בין רשימת מוזמנים לכרטיס בחינם?
כרטיס בחינם הוא הזמנה רגילה במחיר 0: הקונה נרשם בעצמו בעמוד האירוע, והכרטיס יורד מהמלאי. ברשימת מוזמנים אתם מוסיפים את האורחים, והם לא יורדים ממלאי הכרטיסים.
אורח עם פלוסים מקבל כמה קודים?
קוד אחד לכל הקבוצה. בכניסה הסדרן בוחר כמה נכנסים עכשיו, והסורק זוכר כמה כבר נכנסו.
איך האורח מקבל את הקוד?
בכפתור הוואטסאפ ליד האורח נפתחת הודעה מוכנה עם הקישור האישי שלו, ואתם שולחים אותה. בקישור יש קוד QR שנסרק בכניסה.
אפשר לגבות מאורחים מחיר מוזל?
כן. בוחרים "מחיר מוזל בכניסה" וקובעים מחיר. התשלום נגבה בכניסה ולא עובר דרך האתר, והסורק מציג לסדרן כמה לגבות מכל אורח.
יחצן יכול להכניס אורחים משלו?
כן, אם נתתם לו מכסה. הוא רואה ומוסיף רק את האורחים שלו, עד המכסה.
פורסם · עודכן · לכל המדריכים